Escribanía de protocolo
Lo esencial
- Es el registro oficial del escribano donde quedan archivados todos los instrumentos públicos que autorizó.
- El protocolo es público y cualquier persona puede solicitar copia de una escritura que le incumbe.
- Si se pierde la escritura original, el protocolo del escribano es la fuente oficial para obtener una copia certificada.
Qué es
El protocolo notarial es el registro cronológico de todos los instrumentos públicos autorizados por un escribano. Cada escritura que el escribano autoriza queda archivada en el protocolo con número de folio, año y número correlativo. Ese archivo es la fuente de la verdad: si se pierde la escritura original que tiene el propietario, la copia del protocolo tiene el mismo valor legal.
La escribanía de protocolo se refiere tanto al registro como al espacio físico donde se guarda. El Colegio de Escribanos de cada jurisdicción tiene el protocolo de los escribanos que dejaron de ejercer. El protocolo se conserva por décadas o indefinidamente según las normas de cada Colegio.
En la práctica
Uno de los escenarios que más preocupa a la gente es perder la escritura del inmueble. La buena noticia es que la escritura no se pierde realmente: queda en el protocolo del escribano que la autorizó. El primer paso ante una escritura no encontrada es identificar quién fue el escribano y en qué año se firmó, y solicitar copia al Colegio si el escribano ya no ejerce.
Ese trámite puede llevar tiempo si el protocolo es muy antiguo, pero la escritura existe. El problema real es cuando no se sabe quién fue el escribano, especialmente en propiedades antiguas que pasaron por muchas manos.
Cuándo importa
Al perder la escritura original: solicitar copia al escribano que la autorizó o al Colegio de Escribanos si ya no ejerce. Al estudiar el título de una propiedad antigua: el escribano puede consultar el protocolo para verificar la cadena de transferencias. En sucesiones: las escrituras de transmisiones anteriores pueden necesitarse para completar el tracto.
Cómo tramitarlo
La copia del protocolo se solicita al escribano autorizante. Si el escribano falleció o se retiró, el protocolo pasa al Colegio de Escribanos de la jurisdicción. En Ciudad de Buenos Aires, el Colegio de Escribanos custodia los protocolos de escribanos que cesaron. Los plazos y costos de obtención de copias varían.
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